Cine suntem?

Softline Corporate Solutions SRL., cu sediul social în Soseaua Bucuresti-Ploiesti Nr. 17, Biroul 2, Etaj 5  Sector 1,  CP 013682, Bucuresti, (denumită în continuare “Noventiq” sau "noi"),  acționând în calitate de Operator, respectă și se angajează să protejeze datele dumneavoastră cu caracter personal. Această Notificare privind protecția datelor cu caracter personal („Notificarea”) explică modul în care colectăm și gestionăm datele dumneavoastră cu caracter personal în conformitate cu Legea nr. 190/2018 privind protecția datelor cu caracter personal din România (denumită în continuare ”Legea”).

Vom prelucra datele dumneavoastră cu caracter personal în conformitate cu prevederile prezentei Notificări, ale Legii, precum și cu respectarea tuturor reglementărilor relevante, standardelor, codurilor de conduită și ghidurilor aplicabile.

Ce prevede această Notificare?

Această Notificare se aplică website-ului nostru https://noventiq.ro și include toate serviciile disponibile pe acest website sau furnizate în afara websiteului de către Operator. Anumite website-uri, aplicații sau servicii online gestionate de Noventiq pot colecta și utiliza datele dumneavoastră cu caracter personal în alte modalități decât cele prevăzute în prezenta Notificare, de aceea, în aceste cazuri vă vom furniza o Notificare dedicată acestora.

Website-ul nostru și ofertele noastre sunt direcționate către persoane în contextul activităților de afaceri sau profesionale. Nu sunt destinate persoanelor sub 18 ani. Nu solicităm cu bună știință informații online de la persoane sub 18 ani și nu le comercializăm online.

Vă informăm că în contextul acestei Notificări, date cu caracter personal înseamnă orice informații sau set de informații care pot identifica o persoană, cum ar fi numele, adresa, numărul de telefon și adresa de e-mail. Pentru mai multe detalii privind modul în care prelucrăm aceste date, vă rugăm să citiți informațiile de mai jos.

Ce date colectăm și cum intenționăm să le utilizăm?

Date colectate pentru încheierea și executarea contractelor pentru vânzarea de bunuri sau servicii

• Categorii de persoane vizate: reprezentanți și angajați ai companiilor care achiziționează bunuri și/sau servicii de la Operator. Persoane fizice care achiziționează bunuri și/sau servicii de la Operator.

• Tipuri de date: nume complet, adresa de email, număr de telefon. Suplimentar pentru firme se colectează denumirea companiei. În timpul executării unei comenzi pot fi prelucrate date privind metodele de plată, identificatorii tranzacțiilor de plată, metodele și termenii de plată.

• Scop: încheierea și executarea contractelor de vânzare de bunuri sau servicii.

• Temei juridic: executarea unui contract.

• Perioada de stocare a datelor: vom păstra datele până la rezilierea contractului, la care se adaugă termenul de prescripție aplicabil. Următoarele date: numele complet, adresa, date privind plățile, vor fi păstrate și ulterior expirării acestor termene, fiind arhivate pentru a respecta legislația înregistrărilor financiare și contabile.

• Sursa datelor: datele sunt furnizate direct de dvs sau sunt rezultate în contextul încheierii și executării contractului.

• Furnizarea datelor și consecințele posibile ale refuzului: datele sunt necesare pentru încheierea și executarea contractului, iar nefurnizarea acestor date va conduce la imposibilitatea de a încheia și executa contractul respectiv.

• Scop ulterior: datele vor fi utilizate în scopuri statistice pentru a înțelege mai bine clienții noștri și pentru a oferi servicii și bunuri de înaltă calitate.

 

Date colectate pentru asistența clienților

• Categorii de persoane vizate: angajați ai companiilor care necesită asistență în legătură cu bunurile și/sau servicii achiziționate de la Operator. Persoane fizice care achiziționează bunuri și/sau servicii de la Operator.

• Tipuri de date: nume complet, adresa de e-mail, număr de telefon, înregistrarea comunicării, numele companiei.

• Scop: suport clienți pentru contractele în derulare.

• Temei juridic: executarea unui contract.

• Perioada de stocare a datelor: vom păstra datele până la rezilierea contractului, la care se adaugă termenul de prescripție aplicabil. Înregistrările convorbirilor, dacă este cazul, vor fi păstrate pe o perioadă de maximum 3 luni, cu excepția cazului în care contractul, interesul nostru legitim sau prevederile legale justifică prelucrarea ulterioară.

• Sursa datelor: datele sunt furnizate direct de dvs sau sunt rezultate în contextul încheierii și executării contractului.

• Furnizarea datelor și consecințele posibile ale refuzului: datele sunt necesare pentru oferirea serviciului de asistență clienți, iar nefurnizarea acestor date va duce la neacordarea suportului menționat.

• Scop ulterior: datele vor fi utilizate în scopuri statistice pentru a înțelege mai bine clienții noștri și pentru a oferi servicii și bunuri de înaltă calitate.

 

Date colectate în scopuri de marketing (atunci când vă contactăm prin e-mail sau telefon pentru oferte de servicii/bunuri)

•  Categorii de persoane vizate: persoane fizice care se înregistrează sau optează pentru a primi comunicări de marketing cu privire la produsele/serviciilor noastre și/sau ale partenerilor noștri.

•  Tipul datelor: nume, adresa de email, număr de telefon.

•  Scop: promovarea serviciilor și produselor pe care le oferim.

• Temei juridic: consimțământ. Vă puteți dezabona oricând făcând clic pe linkul de dezabonare disponibil în toate comunicările noastre de marketing.

•  Perioada de stocare: vom păstra datele atât timp cât este necesar pentru a vă furniza informațiile la care v-ați abonat, dar nu mai mult de 2 ani de la ultima interacțiune, cu excepția cazului în care există un interes legitim sau prevederile legale justifică prelucrarea ulterioară.

• Sursa datelor: datele sunt furnizate direct de dvs. atunci când vă abonați la newsletter-ul nostru.

• Furnizarea datelor și consecințele posibile ale refuzului: câmpurile sunt necesare pentru abonare, iar nefurnizarea acestor date va duce la imposibilitatea de a vă înregistra pentru primirea comunicărilor de marketing.

Date colectate prin formulare web pentru înregistrarea la evenimente

•   Categorii de persoane vizate: persoane fizice care se înregistrează la evenimente găzduite sau facilitate de Operator.

•  Tipuri de date: detalii de contact de afaceri care ar putea include numele, adresa de e-mail, numărul de telefon, compania, rolul, industria.

• Scop: înregistrarea la evenimentul specific și oferirea informațiilor necesare pentru a participa la evenimentul respectiv.

• Temei juridic: executarea unui contract, constând în participarea la eveniment.

• Perioada de stocare: vom păstra datele atât timp cât este necesar pentru îndeplinirea scopului urmărit dar nu mai mult de 2 ani de la ultima înregistrare la eveniment, cu excepția cazului în care o acțiune legală sau prevederile legale justifică prelucrarea ulterioară.

• Sursa datelor: datele sunt furnizate de dvs. direct prin completarea formularului web.

• Furnizarea datelor și consecințele posibile ale refuzului: unele câmpuri sunt marcate ca fiind necesare în formularele noastre web pentru a trimite astfel de formulare; nefurnizarea acestor date va duce la imposibilitatea de a trimite un formular și de a vă înregistra la eveniment.

Date colectate în scopuri de cunoaștere a clientelei (KYC)

• Categorii de persoane vizate: beneficiari reali, conducători cheie, directori și persoane afiliate companiilor care achiziționează bunuri și/sau servicii de la Operator.

• Tipuri de datelor: numele complet, cetățenia, data nașterii, modalitatea de control asupra clientului Operatorului.

• Scop: îndeplinirea procesului de cunoaștere a clientelei.

• Temeiul legal: obligația legală de a conduce acest proces împotriva spălării banilor, și pentru combaterea finanțării terorismului.

• Perioada de stocare: vom păstra datele atât timp cât este necesar pentru îndeplinirea scopului obligațiilor și prevederilor legale aplicabile.

• Sursa datelor: datele sunt colectate fie direct de la persoana vizată, fie din surse disponibile public. Aceste surse se află în domeniul public și sunt accesibile, cum ar fi site-uri web publice, site-uri web de reglementare, baze de date guvernamentale și registre publice.

 

Date colectate atunci când ne contactați direct prin e-mail, telefon sau poștă:

• Categorii de persoane vizate: persoane fizice care contactează Operatorul prin diferite canale de comunicare;

• Tipuri de date: în funcție de conținutul și canalul comunicării, acestea pot include datele de contact și conținutul comunicării dumneavoastră;

• Scop: pentru a vă oferi informațiile solicitate și a răspunde întrebărilor dumneavoastră;

• Temei juridic: interesul legitim de a vă oferi informațiile solicitate;

• Perioada de stocare: vom păstra datele atât timp cât este necesar pentru îndeplinirea scopului urmărit, dar nu mai mult de 2 ani de la ultima interacțiune, cu excepția cazului în care există o justificare legală pentru prelucrarea ulterioară despre care veți fi informat (datele vor fi revizuite anuale, iar în cazul în care nu mai sunt relevante vor fi șterse).

• Sursa datelor: datele sunt furnizate de dvs. în mod direct, prin interacțiuni cu compania și site-urile noastre web.

• Furnizarea datelor și consecințele posibile ale refuzului: nefurnizarea acestor date va duce la imposibilitatea de a obține informațiile care vă sunt necesare.

Date colectate prin cookie-uri și tehnologii similare (pentru mai multe detalii, vă rugăm să vizitați Politica noastră privind cookie-urile) – la vizitarea site-ului nostru web vi se va oferi un instrument personalizat de consimțământ pentru cookie-uri pentru a face astfel de alegeri care ar putea fi aplicabile.

• Tipuri de date: adresa IP și informații aferente, cum ar fi locația și furnizorul de internet, browserul și tipul de conținut, versiunea și setările, conținutul și activitățile vizualizate.

• Scop: menținerea site-urilor noastre web, statistici generale și măsurarea eficacității site-urilor noastre web.

• Temei juridic: temeiul legal este interesul nostru legitim pentru cookie-urile necesare și consimțământul pentru toate celelalte. Considerăm că interesul legitim este justificat având în vedere că datele sunt necesare pentru a face site-ul web funcțional.

• Timp de păstrare: pentru detalii despre expirarea cookie-urilor/tehnologiilor similare, vă rugăm să vizitați Politica noastră privind cookie-urile.

• Sursa datelor: datele sunt obținute automat prin utilizarea site-ului de către dvs. și de la părți externe precum Google Analytics.

Cu cine împărtășim datele dvs.?

Dezvăluim datele dumneavoastră către angajații Noventiq din echipele relevante, dar și către companiile care prelucrează datele în numele nostru (furnizori de găzduire a website-ului, furnizor de comunicații electronice, organizații care prestează servicii de mentenanță; entități care prestează servicii în domeniul serviciilor fiscale și juridice, subcontractanți care prestează servicii pentru clienți și logistică), furnizori de publicitate și analize statistice, terți independenți atunci când acest lucru este necesar (auditori, avocați, agenții de inspecție) sau pe baza opțiunilor și acțiunilor dvs. (ca atunci când ne solicitați să vă trimitem o comunicare sau o scrisoare folosind un furnizor terț).

Puteți obține de la noi informații suplimentare despre entitățile care au acces la date. Dacă este necesar, datele dumneavoastră cu caracter personal pot fi transferate în afara României dacă oricare dintre afiliații noștri, furnizorii de servicii sau partenerii noștri care sunt implicați în afacerile Noventiq, sunt localizați în afara României. În aceste cazuri, transferurile internaționale respectă prevederile legale aplicabile. Atunci când este necesar, societatea noastră utilizează Clauzele Contractuale Standard pentru transmiterea transfrontalieră a datelor cu caracter personal către statele care nu asigură un nivel adecvat de protecție a datelor, conform modelului aprobat, disponibil aici. Atunci când este cazul, vom implementa măsuri suplimentare pentru a asigura protecția datelor cu caracter personal.

Vom lua măsuri rezonabile pentru a ne asigura că orice astfel de entități din străinătate sunt obligate prin contract să nu utilizeze datele dumneavoastră cu caracter personal pentru niciun alt motiv decât scopul pentru care sunt contractate de noi pentru a furniza și pentru a proteja în mod adecvat datele dumneavoastră cu caracter personal. Aceste entități vor trata datele dumneavoastră cu caracter personal ca fiind confidențiale, în conformitate cu această Notificare și cu respectarea legislației aplicabile privind protecția datelor, prelucrând aceste date cu caracter personal numai în scopurile și în termenii indicați în prezenta.

Putem dezvălui datele dumneavoastră cu caracter personal atunci când este necesar pentru respectarea unei obligații legale la care suntem supuși sau pentru a vă proteja interesele vitale sau interesele vitale ale altei persoane fizice. De asemenea, putem dezvălui datele dumneavoastră cu caracter personal atunci când o astfel de dezvăluire este necesară pentru stabilirea, exercitarea sau apărarea unei cereri în justiție, fie în cadrul unei proceduri judiciare, fie într-o procedură administrativă sau extrajudiciară.

Care sunt drepturile dvs?

• Dreptul de a vă retrage consimțământul: vă puteți dezabona în orice moment făcând clic pe linkul de dezabonare disponibil în toate comunicările noastre de marketing, vă puteți modifica preferințele utilizând modulul pentru cookie-uri sau ne puteți contacta la punctele de contact relevante indicate mai jos.

• Dreptul la informare și transparență: aveți dreptul de a fi informat cu privire la modul în care prelucrăm datele dumneavoastră cu caracter personal.

• Dreptul de acces – aveți dreptul de a ști ce se întâmplă în cazul în care prelucrăm oricare dintre datele dumneavoastră și de a obține o copie a acesteia.

• Dreptul la rectificare – aveți dreptul de a ne solicita rectificarea sau completarea datelor dumneavoastră, după caz, pe baza unei declarații suplimentare.

• Dreptul de a restricționa prelucrarea – ne puteți solicita restricționarea prelucrării datelor dumneavoastră cu caracter personal în anumite cazuri.

• Dreptul la ștergere („dreptul de a fi uitat”) – aveți dreptul de a solicita și de a obține ștergerea datelor dumneavoastră cu caracter personal în unele cazuri.

•Dreptul de opoziție – aveți dreptul de a vă opune în orice moment, în anumite condiții, prelucrării datelor dumneavoastră cu caracter personal.

• Dreptul la portabilitatea datelor – în anumite cazuri aveți dreptul de a primi datele cu caracter personal pe care ni le-ați furnizat într-un format structurat, utilizat în mod obișnuit și care poate fi citit automat sau de a solicita să le transferăm unui alt operator.

• Dreptul de a nu face obiectul unei decizii bazate exclusiv pe prelucrarea automată: Nu vom lua decizii cu privire la persoanele vizate doar pe baza prelucrării automate.

• Dreptul de a depune o plângere la autoritatea competentă pentru protecția datelor la: Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal,
Adresa: B-dul G-ral. Gheorghe Magheru 28-30, Sector 1, cod postal 010336, Bucuresti, Romania
Tel: 40.318.059.211

Fax: +40.318.059.602;

E-mail: anspdcp@dataprotection.ro

Site: https://www.dataprotection.ro/

 

Vă puteți exercita oricare dintre drepturile dumneavoastră în legătură cu datele dumneavoastră cu caracter personal printr-o notificare scrisă către noi, folosind datele de contact indicate mai jos.

Cum vă protejăm datele personale?

Folosim o serie de măsuri de securitate pentru a vă proteja informațiile personale, care pe baza datelor specifice pe care le prelucrăm și a riscului pe care activitatea de prelucrare l-ar putea prezenta pentru drepturile și libertățile dumneavoastră, ar putea fi:

• Măsuri pentru asigurarea continuă a confidențialității, integrității, disponibilității și rezistenței sistemelor și serviciilor.

• Măsuri pentru asigurarea capacității de a restabili disponibilitatea și accesul la datele personale în timp util în cazul unui incident fizic sau tehnic.

• Procese de testare și evaluare periodică a eficacității măsurilor tehnice și organizatorice pentru a asigura securitatea prelucrării.

• Măsuri pentru identificarea și autorizarea utilizatorilor.

• Măsuri de protecție a datelor în timpul transmiterii.

• Măsuri de protecție a datelor în timpul stocării.

• Pseudonimizarea și/sau criptarea datelor personale.

• Măsuri pentru asigurarea securității fizice a locațiilor în care sunt prelucrate datele cu caracter personal.

• Măsuri pentru asigurarea înregistrării evenimentelor.

• Măsuri pentru asigurarea configurației sistemului, inclusiv configurația implicită.

• Măsuri pentru guvernanța și managementul securității IT.

• Măsuri de certificare/asigurare a proceselor și produselor.

• Măsuri pentru asigurarea minimizării datelor.

• Măsuri pentru asigurarea calității datelor.

• Măsuri pentru asigurarea păstrării limitate a datelor.

• Măsuri pentru asigurarea răspunderii.

 

Cum ne puteți contacta?

Email	Adresă
Dataprotection.emea@noventiq.com	Soseaua Bucuresti-Ploiesti Nr. 17, Biroul 2, Etaj 5  Sector 1,  CP 013682, Bucuresti

Dacă aveți o solicitare privind modul în care prelucrăm datele dumneavoastră și pe care nu am abordat-o în mod satisfăcător, vă rugăm să o raportați prin punctele de contact furnizate în Politica Speak UP.

Cum actualizăm această Notificare?

Putem modifica această Notificare din când în când, iar versiunea actualizată se va aplica și înlocuiește oricare și toate versiunile anterioare. Vă rugăm să verificați site-ul nostru pentru informații despre cele mai recente actualizări.

Data din partea de jos a acestei notificări arată cea mai recentă actualizare a acesteia.

1 Iulie 2023