Din octombrie 2022 Softline operează sub brandul Noventiq.

A lucra câteva zile de la birou și câteva de acasă va deveni standardul pentru multe companii după perioada pandemiei. Un sondaj realizat de Gartner în 2020 (Organizațiile trebuie să gestioneze acum o forță de muncă mai complexă, hibridă), la care au răspuns 127 de lideri de companii, a constatat că 82% dintre aceștia intenționează să le permită angajaților să lucreze o parte din timp de la distanță. Un nou raport PwC (Este timpul să regândim locul și modul în care vom lucra) a arătat că 55% dintre angajați preferă să lucreze de la distanță trei zile pe săptămână, în timp ce 68% dintre persoanele cu funcții de conducere din Statele Unite au declarat că angajații ar trebui să fie prezenți la birou cel puțin trei zile pe săptămână. Modalitatea hibridă de lucru le va permite companiilor să utilizeze un spațiu mai redus pentru birouri, ceea ce înseamnă un număr mai mic de locuri fizice de lucru și introducerea unei politici a birourilor partajate. O aplicație pentru rezervarea locului la birou facilitează distribuția birourilor partajate atât pentru companie, cât și pentru angajați.

Microsoft Power Platform și Power Apps

Microsoft Power Platform este un termen care include patru (în prezent) soluții Microsoft: Power BI, Power Apps, Power Automate și Power Virtual Agents. Microsoft Power Platform oferă posibilitatea ca informațiile digitale să fie accesibile utilizatorului final, fără pregătire tehnică, și pune la dispoziție tehnologii care le permit angajaților să exploateze mai mult datele disponibile, fără să fie necesare cunoștințe de programare.

Power Apps rezolvă problemele organizațiilor cu ajutorul unor instrumente vizuale, intuitive care nu necesită programare și comunică mai rapid cu o platformă care permite integrarea și distribuția datelor. De asemenea, platforma poate fi extinsă prin includerea unor blocuri de dezvoltare, destinate programatorilor profesioniști. Astfel, se permite crearea unei game largi de scenarii în aplicație, creând noi oportunități prin digitalizarea proceselor manuale depășite. În plus, pentru organizațiile care utilizează deja soluții Microsoft Cloud, nu este nevoie de o evaluare suplimentară a conformității și a confidențialității atunci când utilizează Power Apps, deoarece acestea sunt supuse acelorași angajamente pe care Microsoft le oferă pentru toate serviciile sale.

Power Apps este o soluție ideală, atât pentru marile corporații, cât și pentru companiile mici, deoarece permite construirea cu ușurință, rapidă și eficientă din punct de vedere al costurilor, a unor soluții unice, integrate în ecosistemul Microsoft de care compania deja dispune. De exemplu, echipa noastră Softline a dezvoltat o aplicație pentru rezervarea locului la birou și a locului de parcare prin Power Apps și a implementat-o în decursul unei singure luni.

Dezvoltarea aplicației pentru rezervarea locului la birou în Microsoft Power Apps

Unul dintre clienții Softline a decis să implementeze sistemul de muncă hibrid, cu o capacitate la birou între 30% și 50%. După câteva săptămâni de gestionare manuală a procesul de rezervare, aprobare și modificare a locului la birou, compania a ajuns la concluzia că este necesară o soluție mai ușoară și mai rapidă. Compania utiliza deja Microsoft Teams, iar conducerea a căutat astfel o soluție compatibilă cu Microsoft Teams. Dezvoltatorii noștri au sugerat să se utilizeze Microsoft Power Apps, datorită beneficiilor sale „care necesită foarte puțină programare sau chiar deloc”, pentru a dezvolta aplicația necesară, care va fi integrată în Microsoft Teams și va utiliza SharePoint Online pe fundal, pentru stocarea datelor.

Compania știa exact care sunt funcțiile pe care ar trebui să le aibă această aplicație, ceea ce ne-a făcut munca mai ușoară. Cele mai importante cerințe erau:

• Aplicația trebuie să afișeze centrele, clădirile și birourile.
• Birourile trebuie să fie afișate ca disponibile, rezervate și alese. De asemenea, birourile rezervate nu pot fi alese.
• E-mail cu confirmarea rezervării locului la birou, memento privind rezervarea cu o zi înainte și e-mail de mulțumire a doua zi.
• În cazul în care centrul are parcare proprie, ar trebui să fie posibilă și rezervarea unui loc de parcare. 
• Aplicația poate fi accesată doar prin Microsoft Teams cu contul de Teams, ceea ce înseamnă că utilizatorii pot rezerva un loc la birou doar în nume propriu.
• Este implementat un panou de control care arată rezervările anterioare ale utilizatorilor și rezervările viitoare, în decursul unei perioade de 30 de zile.
• Trebuie implementat un link între mediul de testare și cel de dezvoltare, care să permită modificări și teste ulterioare.
• Aplicația are niveluri diferite de permise: angajat, administrator și interogare.

Aplicația noastră pentru rezervarea locului la birou îi permite oricărui angajat să-și găsească și să rezerve rapid un spațiu de lucru oricând are nevoie. Pe lângă lista cu rezervările pentru spațiile de la birou, am dezvoltat o opțiune numită „angajații de astăzi”, care oferă o imagine de ansamblu a angajaților care vor fi prezenți în clădirea respectivă într-o anumită zi. Opțiunea de asistență pentru administratori le oferă angajaților posibilitatea de a apela la echipa de IT pentru ajutor. Clădirile și birourile pot fi modificate în fundal de către administrator, care nu trebuie să fie neapărat administrator IT. Aplicația are o arhitectură atât de simplă încât poate fi utilizată cu ușurință, fără să fie nevoie de cunoștințe IT.

În lista de rezervări, utilizatorii pot consulta rezervările anterioare și rezervările viitoare, pe care le pot fi modifica și șterge. Procesul de rezervare a locului la biroului începe cu alegerea centrului, apoi a clădirii și, în cele din urmă, a biroului. Adresa de e-mail este completată automat prin importarea datelor din contul de Teams al utilizatorului. Utilizatorul poate alege o zi, doar începând cu ziua următoare pentru a rezerva un loc la birou. În cazul în care clădirea are parcare proprie, aplicația afișează automat un mesaj prin care utilizatorul este întrebat dacă dorește să rezerve și un loc de parcare. Aplicația afișează toate birourile, evidențiindu-le în culori diferite pe cele libere, pe cele rezervate și pe cele alese. După rezervarea unui birou, utilizatorii văd rezervarea în lista de rezervări, unde își pot modifica și șterge rezervările viitoare. Printr-un sistem automatizat, utilizatorul primește automat, în maxim un minut, un e-mail și o notificare printr-un chatbot în Microsoft Teams, cu informații despre rezervarea sa, iar în ziua precedentă primește și un memento pe email. Aplicația oferă un link prin care utilizatorii pot găsi manualul de utilizare, iar panoul informativ le oferă sfaturi și asistență.

 Power Apps are uimitorul avantaj de a se putea adapta cu ușurință nevoilor companiei. Fie că este vorba de rezervarea unui loc la birou, o integrare gestionată de departamentul de resurse umane, rezumatul întâlnirilor, aprobarea concediului pentru angajați, resurse partajate etc. Softline vă poate oferi o soluție rapidă și eficientă din punct de vedere al costurilor prin intermediul Microsoft Power Apps. Contactați-ne, spuneți-ne de ce aveți nevoie și vom găsi și dezvolta cea mai bună soluție pentru dvs.