Din octombrie 2022 Softline operează sub brandul Noventiq.

Munca hibridă va rămâne varianta cea mai populară de acum înainte întrucât pare cea mai potrivită modalitate de lucru pentru organizații. Însă, munca hibridă presupune o schimbare majoră pentru multe din ele. Un nou studiu a arătat că, deși munca hibridă este alegerea preferată pentru cele mai multe companii, 72% dintre afaceri nu au o strategie clară în acest sens. O altă cercetare a scos la iveală că doar 1 din 4 angajați declară că fac parte dintr-o companie „foarte pregătită” pentru munca hibridă în viitor și că mai este mult de lucru pentru a asigura condițiile pentru munca hibridă și a reconfigura experiența angajatului. Modulele din aplicația Softline pentru angajați precum aplicația pentru administrarea biroului ajută organizațiile să-și dezvolte un mod propriu pentru munca hibridă și să oferă o experiență de calitate pentru angajat, folosind Microsoft Power Apps și beneficiilor oferite de caracteristica „low code – no code”.

Atunci când colegii lucrează în modalitatea hibridă, se poate ca biroul și resursele să se uzeze rapid – mai ales atunci când vorbim despre resurse comune precum birouri, săli de ședințe, echipamente de birou etc. Pentru a oferi o experiență excepțională pentru angajați, este important ca organizațiile să poată monitoriza și să cunoască starea fiecărui echipament sau a fiecărei clădiri, și să li se aducă la cunoștință imediat dacă ceva lipsește, nu funcționează sau trebuie curățat. Soluția la această problemă este aplicația de administrare a biroului, prin care angajații își pot folosi telefoanele pentru a raporta probleme către conducerea biroului prin definirea locației, încărcând o fotografie, cu o scurtă descriere și alte detalii. Notificarea trimisă conducerii biroului activează un proces și trimite un mesaj echipei responsabile, care începe să rezolve problema. Dacă problema este deja raportată de un alt coleg, aplicația trimite o notificare cu informații în acest sens. Cu toate acestea, o nouă notificare poate fi adăugată, de asemenea, la un raport existent atunci când este vorba de aspecte diferite, dar care au legătură. Deci, o nouă problemă poate fi adăugată la un raport existent și nu duce neapărat la crearea unui raport nou. Angajații pot vedea, în ordine cronologică, problemele raportate anterior pe ecranul „Probleme raportate de mine”, alături de starea acestora (de exemplu „nouă”, „în curs”, „rezolvată”).

Managerii de birou, cum ar fi managerii responsabili pe etaj, recepționerii și angajații cu roluri și responsabilități de acest fel utilizează aplicația Office Manager pe computerul lor, acolo unde ajung rapoartele. Aceștia pot vedea lista cu toate problemele raportate de angajați. Când deschide un raport, managerul de birou vede toate informațiile furnizate de angajatul care a raportat problema (locație, fotografie, detalii, scurtă descriere) și, pe baza acestora, poate defini ce măsuri trebuie luate:

• Starea „Nicio acțiune” înseamnă că problema a fost luată la cunoștință, însă nu trebuie întreprinsă nicio acțiune,
• Starea „Expediere” trimite raportul către echipa ce trebuie să se ocupe de problemă. În acest caz, managerul de birou stabilește data la care problema trebuie rezolvată de către echipa responsabilă și, de asemenea, poate include câteva comentarii suplimentare adresate echipei, dacă acest lucru este necesar. Echipa căreia i se trimite problema primește o notificare prin e-mail.
• Starea „Confirmare” închide tichetul și trimite confirmarea către angajatul care a raportat problema. Managerul de birou poate închide tichetul numai după ce a primit confirmarea de la echipa responsabilă că problema a fost rezolvată.

După aceea, problema este eliminată din listă, însă rămâne în fila „Rapoarte”, alături de restul problemelor rezolvate. În cadrul standard al aplicației de administrare a biroului, se pornește de la premisa că toate comunicațiile au loc prin e-mail. Cu toate acestea, toate setările și fiecare pas al procesului pot fi adaptate la cererea clientului.

Aplicația de administrare a biroului poate fi implementată ca aplicație independentă sau ca parte a unei aplicații pentru angajați, alături de alte module pe care organizația le pune la dispoziția angajaților.  Aplicația funcționează atât în Microsoft Teams, cât și ca aplicație mobilă pe telefonul mobil al angajaților. Pentru cei care se ocupă de administrarea și întreținerea biroului, aplicația Office Manager funcționează pe computerul desktop, deoarece aceștia trebuie să aibă acces la informații mai detaliate.

Aplicația Softline pentru angajați le oferă organizațiilor mai multe module pentru munca hibridă precum: rezervarea biroului, rezervarea locului de parcare, comanda de materiale de birou, încorporarea noilor angajați, înregistrarea ședințelor, aprobarea concediului pentru angajați, resursele partajate, pontajul etc. Toate modulele pot fi implementate ca atare sau pot fi adaptate cu ușurință în funcție de nevoile clientului în termen de una sau două luni. Caracteristicile aplicațiilor și modulelor pot fi îmbunătățite continuu în funcție de necesitățile organizației. Începeți să o utilizați, examinați statisticile și rapoartele și observați modul în care angajații utilizează caracteristica, pe care o puteți modifica ulterior. Faceți clic aici pentru a citi mai multe detalii despre aplicația noastră de rezervare a biroului sau modulul nostru pentru a plasa comenzi de materiale de birou și pentru a viziona un videoclip despre aplicația noastră pentru rezervarea locului de parcare. Dacă doriți să începeți să vă creați propriul sistem de muncă hibridă pentru a îmbunătăți experiența angajaților în cadrul companiei, contactați-ne!